Смена
Открытие, деньги в кассе, сверки и закрытие с Z-отчётом.
Смена — рабочий день кассы. Без открытой смены каталог виден, но ни продать, ни принять оплату долга нельзя.
Возвраты, выдачи, передачи на счёт и сдача не могут превышать остаток выбранного наличного счёта. Если денег не хватает, пополните кассу или выберите другой способ выплаты. Это правило действует и без интернета. Сумма, принятая той же операцией на тот же наличный счёт, доступна для сдачи. Зачёт возврата в долг наличные не расходует.
Откройте смену
Нажмите «Открыть смену» на экране продажи или в разделе «Смена». Если подключён фискальный модуль, касса откроет в нём Z-отчёт.
Пока смена открыта, войти может только тот кассир, который её открыл, или администратор.
Администратор в чужой смене
Работает на кассах версии 1.5.0 и новее. Кассир с ролью «Администратор» может войти в открытую смену другого кассира. На экране входа у хозяина смены чип «Открыл(а) смену», у администратора — «Администратор» и подпись «Может войти в смену»: выберите себя и введите свой пароль. Вверху появится строка «Вы работаете в смене кассира…».
Администратор продаёт, делает возвраты, принимает и выдаёт деньги от своего имени и по своим правам. Открыть или закрыть чужую смену он не может.
Закончили — нажмите «Вернуть кассу». Блокировка экрана и простой тоже возвращают кассу кассиру смены. Вход и выход администратора видны в истории изменений.
Когда кассир смены войдёт снова, касса покажет, что сделали без него: выдачи, принятия и возвраты. Нажмите «Понятно».
Повторное нажатие «Открыть смену» возвращает вас в уже открытую смену. Её остаток и отложенные чеки сохраняются. Чтобы начать новую смену, сначала закройте текущую с пересчётом наличных.
Подтверждение администратором
Выдачу денег контрагенту, расход предприятия, возврат без чека ОФД, возврат без основания, удаление заказа продавца, исправление и отмену документов кассир делает сам, если у него есть на это право. Если права нет, кнопка всё равно доступна: касса откроет окно «Подтвердите действие» и назовёт, кто может подтвердить. Администратор прикладывает свою карту или вводит свой пароль. Действие записывается на него, смена остаётся вашей. На кассах старше 1.5.0 кнопки этих действий видны только кассиру с правом.
Деньги в кассе
В разделе «Смена» две кнопки: «Принять» и «Выдать».
- «Принять» — внести наличные, например разменный фонд. Оплату продаж так проводить не нужно.
- «Выдать» — сначала выберите, кому уходят деньги:
- «Контрагенту» — сотруднику, поставщику или покупателю по статье расходов; у контрагента появится долг. Нужно право на выдачу контрагенту.
- «Расход предприятия» — аренда, обед, хозяйственные расходы, без контрагента. Документ в МоёмСкладе создаётся от имени юрлица кассы. Нужно отдельное право.
- «На счёт» — передать наличные в кассу предприятия или на другой счёт, из тех, что разрешил администратор. Нужно право «Передавать деньги на счёт».
Если кассиру доступен один вариант, форма открывается сразу. Статьи расходов и типы оплаты для выдачи задаёт администратор в настройках кассы.
Если у кассы нет наличных типов оплаты, «Принять» неактивна, а в «Выдать» доступны только варианты с безналичным типом, который разрешил администратор. Причина написана рядом с кнопкой.
Каждая операция уходит в МойСклад отдельным документом.
Деньги по типам оплат
Блок «Деньги в кассе» показывает наличные. Переключатель «Наличные | По типам оплат» в его шапке заменяет наличные списком: строка на каждый тип оплаты, справа итог за смену в валюте этого типа. Нажмите строку — раскроется, из чего сложился итог: начало смены, продажи, возвраты, принято, выдано, передано на счёт. Под списком «Итого» по каждой валюте, а долг по продажам и возвратам смены вынесен отдельной карточкой: сколько продано в долг и сколько зачтено возвратами. Возврат продажи из прошлой смены уменьшает эту сумму, поэтому она может быть отрицательной. Это дебиторка, а не деньги кассы, поэтому в «Итого» она не входит. Долг, погашенный деньгами, приходит в кассу как принятие и виден в строке своего типа оплаты. Наличные типы кассы показаны всегда, даже без операций, безналичные — только если по ним было движение. Выбранный вид касса запоминает для каждого кассира.
Сумма одинаковых движений по всем типам равна строке того же раздела ниже: «Продажи», «Возвраты», «Принятия», «Выдано», «Передано на счёт». Продажи в долг и зачёт долга возвратами входят в «Продажи» и «Возвраты» журнала, но не в типы оплат: для сверки прибавьте к типам суммы «продано» и «зачтено возвратами» из карточки долга. Для наличных итог включает начало смены и равен сумме в виде «Наличные». Для безналичных «Итог за смену» — сколько ожидать на счёте за эту смену.
У кассы без наличных типов оплаты переключателя нет: блок сразу показывает таблицу по типам оплат.
Проверьте смену в дашборде
Откройте «Смены» и выберите смену. В шапке две плитки: продажи и наличные. У открытой смены наличные считаются от стартового остатка по документам МоегоСклада, у закрытой показано, сколько сдал кассир, сошлось ли с ожиданием, сколько передано в офис и осталось в кассе. Таблица «Деньги по типам оплат» повторяет экран кассы; нажмите строку, чтобы увидеть операции этого типа по колонкам. Ниже операции смены собраны в пять групп кассы: продажи, возвраты, принятия, выдано, передано на счёт. Откройте группу и нажмите строку: у чека видны товары, оплата со сдачей и долгом, документы оплаты и история изменений, у выдачи — комментарий, счёт и её документ в МоёмСкладе. Ссылка «Открыть в МоёмСкладе» ведёт к оригиналу. Если операцию выполнил не кассир смены, а другой сотрудник, в карточке операции появляется строка «Исполнитель» с его именем.
Отчёт по документам МоегоСклада запоминается: закрытая смена читается один раз, открытая обновляется не чаще нескольких минут. Строка внизу страницы показывает, когда касса синхронизировалась и когда проверен МойСклад; «Обновить документы» перечитывает МойСклад заново. Если у расчёта есть замечания, их число выделено — нажмите, чтобы прочитать. Офлайн-операции появятся после синхронизации кассы.
Разберите расхождение
Разбор нужен сменам, закрытым на кассе версии 1.5.0 и новее. Смена с недостачей или излишком получает в списке «Смены» отметку «Требует разбора» и попадает в колокольчик рядом с логотипом дашборда. На телефоне колокольчик в верхней панели. Цифра на нём — сколько дел ждут решения; дело исчезает, когда его решили.
Нажмите «Разобрать» в колокольчике или вверху карточки смены. Откроется панель, где сумму можно разделить на строки. В каждой строке выберите, на кого отнести, впишите сумму и комментарий. В списке сначала идут те, кто работал в смене, и что они делали с деньгами, затем «Предприятие», ниже — остальные сотрудники; список можно искать по имени. Для недостачи на предприятие выберите статью расходов. Чтобы разделить сумму, нажмите «Разделить сумму»: новая строка забирает нераспределённый остаток. Сохранить решение можно, когда распределена вся сумма.
По каждой строке F-Kassa создаст документ в МоёмСкладе: на сотрудника — на его контрагента, на предприятие — от имени юрлица кассы. Решение принимается один раз, его строки видны в блоке «Закрытие»: например, «долг сотрудника» или «расход предприятия». Если МойСклад не принял документ, смена вернётся в колокольчик с «Документ не создан»: исправьте причину и нажмите «Повторить».
Пока расхождение не разобрано, остаток кассы в МоёмСкладе отличается от денег на сумму расхождения. Касса и дашборд считают остаток по пересчёту и от этого не зависят.
Разбирать расхождения может владелец аккаунта или сотрудник с правом «Смены и синхронизация: изменять».
Напечатайте отчёт
Нажмите «Отчёт», чтобы напечатать текущие итоги смены: продажи и возвраты, количество чеков, разбивку по типам оплат, долг, принятия, выдачи, передачи на счёт и итог в каждой валюте. Пустые операции и типы оплат без движения в чек не попадают.
У открытой смены отчёт показывает состояние на момент печати без сверки наличных. После закрытия в нём также будут расчётная и фактическая наличность, расхождение и итог фискального модуля. Несинхронизированные операции отмечаются предупреждением, но входят в суммы.
Сверка ОФД
Кнопка «Сверка ОФД» показывает X-отчёт: что фискальный модуль насчитал по продажам и возвратам и как это сходится с кассой. Расхождение видно сразу, до закрытия смены. Чеков ОФД в смене не было — сверять нечего.
Закройте смену
- Нажмите «Закрыть смену».
- Пересчитайте наличные и введите факт по каждому наличному типу оплаты. Касса показывает, сколько ожидает: старт плюс принятое минус выплаченное и изъятое.
- Нажмите Enter или перейдите к следующему полю: факт зафиксируется, а под ним раскроются строки «Оставить в кассе» и разрешённые счета закрытия. Впишите, сколько куда уходит: сумма строк должна совпасть с фактом. Оставленное в кассе станет стартом следующей смены. Если счета закрытия не настроены, все наличные остаются в кассе. Кассиру без права «Передавать деньги на счёт» касса предлагает только оставить наличные в кассе. Ошиблись в факте — нажмите карандаш рядом с суммой.
- Нажмите «Закрыть смену».
Если у кассы нет наличных типов оплаты, шага с пересчётом не будет: нажмите «Закрыть смену» и подтвердите — сверять нечего.
Если администратор скрыл финансовые итоги, касса не покажет ожидаемые суммы и разницу. Введите пересчитанный факт: после закрытия касса сообщит только о наличии расхождения, а подробности покажет администратору в дашборде.
На кассе версии 1.5.0 и новее расхождение не оформляется само: смена попадает в дашборд с отметкой «Требует разбора», и администратор решает, на кого его отнести. Исправить факт после закрытия нельзя, поэтому пересчитывайте внимательно.
Касса старше 1.5.0 оформляет расхождение в МоёмСкладе на контрагента кассира: излишек — приходом, недостачу — расходом.
После закрытия отчёт печатается автоматически, если автопечать включена в настройках.
Перед закрытием касса забирает изменения документов из кабинета. Если документы смены удалили или изменили в МоёмСкладе, окно закрытия покажет их списком. Решите их в кабинете, в разделе «Продажи», или нажмите «Закрыть всё равно»: смена закроется с пометкой для администратора. Если изменения из кабинета не пришли, окно предупредит, что итоги посчитаны по данным кассы.
Что мешает закрыть смену
- Отложенные чеки. Проведите их или удалите.
- Продажа или возврат с неизвестным фискальным исходом. Дождитесь связи с фискальным модулем — касса сама доведёт операцию до конца.
Смена длится больше суток — касса блокирует всё, кроме закрытия. Закройте её и откройте новую.
Смена уже закрыта на сервере
Если кассу выключили без завершения работы, она может не помнить, что смену уже закрыли. Касса проверяет это по серверу и показывает «Смена … уже закрыта на сервере». Откройте новую смену.
Если кассир успел закрыть смену ещё раз, касса отменит повторное закрытие и не отправит его в МойСклад. Сверьте наличные в кассе с администратором.
Деньги в дашборде
В карточке смены таблица показывает только типы оплаты с движениями или остатком. Тип остаётся видимым, если деньги приняли и полностью передали, даже при нулевом итоге. Полностью пустых типов оплаты нет.
В колонке «На начало» показан остаток при открытии смены. Для наличных закрытой смены «Итого» показывает пересчитанный кассиром остаток за вычетом передачи. Если он отличается от суммы движений в таблице, наведите на значок рядом с итогом, чтобы увидеть разницу. Для остальных строк итог рассчитывается из начала и движений. Возврат товара без выплаты денег не скрывает итоги. Нулевое начало показано прочерком; несохранившееся начало — «Нет данных», при этом известный остаток закрытия остаётся виден.
В строке продажи основной суммой показана сумма на кассе. Если отгрузка в МоёмСкладе отличается, под суммой видна разница, а в деталях также указана текущая сумма МоегоСклада. Товары в деталях показаны по текущему документу МоегоСклада. Если исходную сумму нельзя восстановить, строка явно подписана «Сумма МС, сумма кассы недоступна».