МойСклад

МойСклад — источник данных для кассы. Товары, цены, остатки и клиенты приходят оттуда, продажи и деньги уходят обратно. Своего каталога у F-Kassa нет: товар заводится в МоёмСкладе.

Что приходит на кассу

Касса тянет данные сама, пока есть интернет: остатки — каждые несколько минут, товары и цены — раз в десять минут, клиенты, статьи расходов и каналы продаж — раз в четверть часа. Отгрузки подгружаются за период возврата, чтобы по ним можно было оформить возврат.

Юрлица, склады, расчётные счета, сотрудники и типы цен обновляются на стороне дашборда — их касса получает вместе с настройками.

Обновить всё вручную можно на кассе: «Настройки» → «Синхронизация» → «Обновить данные».

Архивные и удалённые записи МоегоСклада исчезают из списков выбора после синхронизации. Если покупатель уже выбран в чеке, выберите другого или восстановите его в МоёмСкладе и обновите данные. История проведённых операций сохраняется. Без интернета касса использует последние полученные данные.

Что уходит в МойСклад

• Продажа — отгрузкой и платежами по ней. Списание и начисление баллов — операциями бонусной программы.
• Возврат — возвратом покупателя со ссылкой на исходную отгрузку.
• Операции смены — приходными и расходными ордерами, входящими и исходящими платежами.
• Новый покупатель, заведённый на кассе или в приложении продавца, — контрагентом.

Каждый документ уходит один раз: касса помечает его своим идентификатором, поэтому повтор отправки не создаёт дубль.

Доп. поля

Касса показывает доп. поля МоегоСклада, у которых в МоёмСкладе включено «Показывать на странице», а обязательные — всегда. Служебные поля F-Kassa и поля других приложений касса не показывает.

Обязательные поля стоят прямо в форме: в оплате продажи, возврате, внесении и выплате, приёме долга, закрытии смены и форме нового покупателя. Пока они пустые, документ не проводится. Остальные поля открываются кнопкой «Доп. поля» рядом с комментарием. У продажи там же есть раздел входящего и исходящего платежа, у возврата — выплаты: эти документы касса создаёт сама.

Поля заполняются в каждом документе заново. Без интернета форма работает по последнему полученному списку. Если МойСклад всё же отклонил документ из-за поля, откройте «Настройки» → «Синхронизация» → «Показать», раскройте запись и нажмите «Заполнить поля»: после «Сохранить» документ уйдёт сразу.

Обязательные поля видны и в дашборде: «Интеграции» → «МойСклад», блок «Обязательные поля МоегоСклада». Если поле не нужно требовать или касса не умеет его заполнять (файл, проект, склад), нажмите в его строке «Сделать необязательным», затем «Снять». F-Kassa снимет обязательность в МоёмСкладе.

Новое поле F-Kassa замечает при открытии смены и в течение часа, пока работает касса. Без работающей кассы — в течение суток или при первом отказе МоегоСклада. Чтобы не ждать, нажмите значок обновления в углу блока («Проверить снова»).

Без интернета

Касса продаёт, печатает чеки и закрывает смены офлайн — данные лежат на самом компьютере. Всё, что нужно отправить, ждёт в очереди и уходит, как только связь вернётся; на смене видно, сколько операций ждут отправки.

Интернет всё-таки нужен для активации кассы, первой загрузки данных и истории долгов клиента. Продать в долг и принять оплату долга касса даст и офлайн — на своих данных.

Следите за состоянием

В дашборде есть раздел «Синхронизация» с меню слева. В пункте «Кассы» видно состояние каждой кассы и журнал обменов за неделю с фильтром по ошибкам. В пункте «МойСклад» — состояние интеграции и кнопка «Синхронизировать», она перечитывает справочники из МоегоСклада вручную.

В пункте «Проблемы» собрано то, что нужно поправить в самом МоёмСкладе. Касса продаёт серийный товар только по номеру, который числится на складе. Если количество в МоёмСкладе и число серийных номеров на складе разные, товар попадёт в этот список с подсказкой: например, в приёмке не вписан номер или товар продали без номера. Поправьте документ в МоёмСкладе и нажмите «Синхронизировать» в этом пункте. Сверка идёт и сама, каждую ночь. Когда такие товары есть, о них напомнит колокольчик «Требует внимания».

Там же появится блок «Документы продажи у разных покупателей», если в МоёмСкладе сменили покупателя у платежа или сдачи кассы, а у самой продажи оставили прежнего. Из-за такого расхождения у одного покупателя появляется долг, у другого — переплата. Нажмите кнопку «Записать … на …», и документ получит покупателя продажи. Если деньги и правда внёс другой человек, нажмите «Оставить». Если же сменить покупателя у самой продажи, F-Kassa сама перенесёт к нему её оплаты и сдачу.

Ошибка отправки видна и на самой кассе — в смене и в списке возвратов.

Если причина уже исправлена в МоёмСкладе, откройте список неотправленных операций и нажмите «Отправить ещё раз» у нужной записи. Кнопка «Обновить данные» сразу повторяет отправку всех таких операций. Без ручного действия касса тоже продолжит редкие попытки автоматически.

Панель внутри МоегоСклада

Приложение F-Kassa внутри МоегоСклада доступно только владельцу аккаунта МоегоСклада. Если появился экран «Нет доступа», обратитесь к владельцу аккаунта. Административная роль сотрудника не даёт доступа к F-Kassa.

Отключение и замена

Отключить МойСклад можно в разделе «Интеграции». Кассы продолжат продавать: продажи копятся на кассе и уйдут в МойСклад, когда вы подключите этот же аккаунт. Через 7 дней без подключения вход на кассы закроется. Отвязать устройство кассы можно и без МоегоСклада — в разделе «Кассы», на вкладке «Устройства».

Если подключить другой аккаунт МоегоСклада, F-Kassa попросит подтвердить замену: прежние кассы, кассиры и типы оплат скроются. В самом МоёмСкладе при этом ничего не удаляется.

Дальше: если что-то не работает, с чего начать.

Доступ сотрудников

После синхронизации в списке видны все сотрудники подключённого МоегоСклада, даже до первого входа в F-Kassa. У новых сотрудников доступа нет. Администратор МоегоСклада тоже получает доступ только по вашему разрешению. Владелец аккаунта МоегоСклада становится владельцем F-Kassa автоматически после синхронизации.

Откройте «Сотрудники» → «Доступ к панели» и выберите человека в списке. В поле «Уровень доступа» выберите «Владелец аккаунта», «Администратор», «Пользователь» или «Нет доступа». Права по разделам свёрнуты в строку «Права по разделам» под уровнем: нажмите на неё, чтобы посмотреть или изменить их. При выборе «Пользователь» строка раскрывается сама. Нажмите «Сохранить». Чтобы закрыть вход, выберите «Нет доступа» и сохраните. Уже открытый дашборд скроет данные после получения изменения с сервера.

Свои права менять нельзя. «Администратор» не может назначать владельцев и менять доступ других сотрудников. Назначить или снять владельца может только владелец, выбрав уровень и подтвердив действие.

Кассиры и продавцы настраиваются в соседних вкладках. Их права не меняются при выдаче доступа к управлению. Если один человек входит и через сайт, и через МойСклад, свяжите оба входа в одной карточке. Под именем в карточке видны его входы: конверт означает вход на сайте, логотип МоегоСклада означает вход через МойСклад. Нажмите пунктирную кнопку «Вход через МойСклад» или «Вход на сайте» и найдите человека в окне. Окно покажет, какие права у него сейчас и какие будут после связи. Владельца связывают только из его карточки, человека с закрытым доступом связать нельзя. Нажмите «Связать». Сотруднику МоегоСклада без учётной записи сайта выберите «Пригласить по почте»: после входа по ссылке из письма вход добавится к той же карточке. Права после связи остаются правами карточки, история действий сохраняется. Ошибочную связь разрывает пункт «Отвязать» в меню «⋯» у добавленного входа: он возвращается к правам, которые были до связи. Исходный вход карточки отвязать нельзя. Сотрудника без МоегоСклада можно пригласить по почте кнопкой «Пригласить»: он входит своей учётной записью F-Kassa, ссылка из письма действует семь дней и только для его адреса. Архивный или удалённый сотрудник теряет вход после получения изменения из МоегоСклада. Доставка вебхука и синхронизация занимают время; для немедленного запрета отзовите доступ здесь.

Подключать, заменять и отключать МойСклад может только владелец F-Kassa. Запустить синхронизацию может каждый, кому открыта страница «Синхронизация». Это действие подтверждает владельца МоегоСклада как владельца F-Kassa.